Zelforganiserende teams zijn teams die binnen de kaders van een organisatie zelfsturend zijn. Zelforganisatie klinkt mooi en is een hot item maar gemakkelijk is het niet! Om een team zelforganiserend te maken is tijd en expertise nodig. Bij de verkeerde aanpak kan zelforganisatie uitpakken tot een gedemotiveerd team of een team met gebrek aan zelfreflectie. En om zelforganisatie in een team in te voeren zal de organisatie zelf ook moeten kantelen van top down naar bottom up.
Starten met een zelforganiserend team.
Om te beginnen kan ik iedere organisatie aanraden om, bij de wens van zelforganiserende teams, te starten met het aannemen van een coachend en meewerkend manager. Zonder een goede manager om het team te ondersteunen is zelforganisatie in een team gedoemd om te mislukken.
Om de leiding meer in handen van de werkvloer te leggen is het een goed idee om werkplaatsen te creëren voor beleid, strategie en innovatie. Laat een ieder die wil, in welke functie of contract dan ook, aan deze werkplaatsen deel nemen, ook mantelzorgers en of cliënten moeten hierin welkom zijn. Hierdoor krijgt een organisatie de weet wat er leeft en zijn visie en beleid afstemt op de cliënten en medewerkers.
Daarna zullen er een aantal acties moeten worden genomen:
- De organisatie moet kantelen, van leiding vanuit het management (R.v.B.) naar een leidende cliënt en medewerker.
- Geef duidelijke (referentie) kaders aan bij het team, wat verwacht je van ze? En wat kunnen ze van de organisatie verwachten?
- Onderzoek naar de kernkwaliteiten van de individuen binnen het team en het team in zijn algemeen. Voor de algemene versie is een SWOT analyse aan te raden.
- Breng de sterke kanten aan het licht van zowel van het team als het individu en benoem dit telkens weer.
- Zet medewerkers in hun kracht en motiveer hen om zich te ontplooien.
- Creëer een open communicatie waarin men feedback kan geven en breng zwakke kanten van het team aan het licht en versterk deze samen.
- Zorg voor een verantwoordelijkheid gevoel bij het team en de individuele medewerkers voor zowel de werkzaamheden als de manier waarop hij binnen het team functioneert.
- Betrek het team en neem ze serieus. Laat het team meedenken en beslissen over een visie voor de toekomst, werkzaamheden en met oplossingen komen voor (toekomstige) problemen.
De kracht van een zelforganiserende team ligt in de woorden: Samen, Belonen en Kaderen.
Wanneer de kaders duidelijk zijn en samen met het team gekeken wordt hoe de kwaliteit verbeterd wordt beloon je ze door te complimenteren en of werkzaamheden te laten doen waar zij energie uit halen.
Manager van een zelforganiserend team.
Dat is het mooiste wat er is, niets is fijner dan werken in een goed geolied team. Als je het team op de rit heb dan kom je om in het werk. Al die ideeën en al die ontwikkelingen moeten gestuurd worden! Feitelijk heb je als manager van een dergelijk team 3 taken:
- Zorgen dat het team kan blijven groeien en hun ideeën ten uitvoering gebracht kunnen worden, dat ze niet belemmerd worden door een starre organisatie.
- Dit team coachen, zorgen voor groei, complimenten maar ook de nodige feedback en uitdagingen aanreiken.
- Meewerken binnen het team zodat je weet waar ze het over hebben en hen kan ondersteunen in de zwakke plekken van zowel de organisatie als het team zelf.
Om te zorgen dat je zuiver blijft in je handelen is het goed om jezelf, het Raad van Bestuur en het team voordurend de vraag WAAROM? neer te leggen. Het enige antwoord waarmee je genoegen kan nemen is dan dat het ten goede komt van de cliënt en of het werken efficiënter maakt waarbij het cliëntenbelang altijd op nummer 1 staat. Elk ander antwoord maakt het idee of de handeling overbodig tenzij ze in wettige kaders zijn ingebouwd en je er niet omheen kunt.
Hoewel je dan natuurlijk altijd nog kan doen wat Kars Hazelaar deed, namelijk met de desbetreffende partij (gemeente, verzekering e.d.) die onnutte eisen stelt om tafel gaan.
Zelforganiserende teams creëren neemt tijd in beslag.
Hoe lang het duurt voor een team zelforganiserend is afhankelijk van 3 factoren:
- Hoe is de samenstelling en sfeer in het team?
- Hoe goed is de manager die het team naar zelforganisatie toe leidt?
- Hoe goed kan de organisatie met de verandering omgaan en mee bewegen met het team?
Maar gemiddeld neemt het een maand of 4 tot 6 voor het begint te lopen en je veranderingen merkt. Na een jaar is er pas borging, kan je naar de resultaten kijken en is het belangrijk dat ieder in zijn rol blijft en niet in oude gewoontes terug valt.
De reden dat een nieuwe manager nodig is om zelforganisatie op de rails te krijgen is omdat veel managers directief leidinggeven en bang zijn hun eigen baan te verliezen dus zich daar niet voor 100% voor in zullen zetten. In de loop der tij is er een bepaalde relatie tussen de medewerkers en de manager ontstaan die maakt dat de manager verantwoordelijk was en deze ook degene was die ideeën aandroeg. Deze rollen omdraaien is niet gemakkelijk en maakt de kans groter dat men in oude rollen terug valt.
Een coachende manager moet de visie aangeven waarbinnen men wil dat het team functioneert. De details kan het team dan zelf in gaan vullen wanneer ze de visie goed onder de knie hebben. Wanneer een manager te veel op de details let en de visie niet duidelijk is dan wordt het voor het team heel frustrerend.
Een voorbeeld van hoe het niet moet kan men vinden in dit artikel dat dirigeren met management vergelijkt.
Het belang van een goede coachende manager.
Coachend managers zullen altijd nodig zijn om ervoor te zorgen dat een team zuiver blijft functioneren (zie wederom blog over teams met een tekort zelfreflectie). Het grote nut van zelforganisatie is:
- Meer richting Lean management gaan, zo efficiënt en cliëntgericht mogelijk kunnen werken
- Medewerkers, cliënten en mantelzorgers die blij zijn met een organisatie die is ingericht op hun wensen en behoeftes
- Kostenbesparing omdat er efficiënter gewerkt wordt maar ook omdat de manager ook op de werkvloer staat
- Een organisatie die voortdurend in ontwikkeling is doordat ze mee beweegt met de behoeftes van cliënten en medewerkers en daardoor duurzaam is
Je kan er natuurlijk als organisatie ook voor kiezen om minder managers in dienst te nemen. Nadeel is dan wel dat de managers:
- Minder gevoel hebben met het team
- Minder weten wat zich tussen medewerkers en cliënten op de werkvloer afspeelt en daardoor minder goed beslissingen kunnen nemen
- Het werk minder leuk is omdat deze managers te ver weg staan van de reden waarom ze zijn gaan werken in de zorg
Ik wens elke organisatie goede coachende managers toe met goed functionerende zelforganiserende teams. Heb je daar hulp bij nodig? Neem dan gerust contact met Partisa op!